Koordinace dodávek do více zemí

Co koordinace pokrývá

Koordinace dodávek do více zemí je pracovní tok, který přebírá jednu nákupní objednávku od odběratele a expeduje předměty příjemcům ve více destinacích — typicky napříč Českem, Slovenskem, Polskem, Německem a Rakouskem. V B2B merch trhu je tento pracovní tok běžný u odběratelů, kteří mají regionální ústředí v Praze s pobočkami v Bratislavě, Varšavě, Berlíně a Vídni, a chtějí jeden kontaktní bod pro celý regionální program.

Zadání zachycuje seznam příjemců s adresami napříč destinacemi, velikostmi specifickými pro danou zemi, pravidly personalizace specifickými pro danou zemi a doručovacími okny specifickými pro danou zemi. Dodavatel vede profil destinace u nově obsluhovaných destinací a profil opakované destinace u opakovaných — měří dostupnost přepravců, celní požadavky, lokální režim DPH a lokální pravidla ochrany údajů. Dodavatel přiřadí koordinátora ke každé destinaci ve fázi zadání a písemně potvrdí přiřazení.

Jedna PO napříč destinacemi — dodavatel vystaví jednu souhrnnou PO a jednu souhrnnou fakturu (v CZK nebo EUR podle preference odběratele) za celý program. Dodavatel rozdělí souhrnnou PO na expediční příkazy pro jednotlivé destinace a vystaví expediční potvrzení pro jednotlivé destinace. Dodavatel konsoliduje expedice pro jednotlivé destinace do jedné expediční nástěnky, kterou nákupní lead odběratele může sledovat v reálném čase.

Profily destinací podle země

Česká republika — vnitrostátní expedice z pražského skladu v Hostivaři s PPL, Zásilkovnou, Českou poštou, GLS Česko a DHL Česko. DPH 21 % na souhrnné faktuře v CZK. Denní svoz a 24–48hodinové vnitrostátní doručovací okno. Pro zboží skladem lze domluvit osobní odběr v Praze a Brně.

Slovensko — expedice z pražského skladu v Hostivaři (se smluvním slovenským přepravcem pro přechod hranice) nebo z partnerského skladu v Bratislavě (pro zboží předem připravené). Slovenská pošta, GLS Slovakia, Packeta Slovakia (Zásilkovna SK) a DHL Slovakia jsou smluvní přepravci. DPH 20 % u slovenského doručení s přenesením daňové povinnosti podle § 64 ZDPH uplatněným na úrovni souhrnné faktury. Denní svoz z bratislavského skladu a 24–48hodinové slovenské doručovací okno.

Polsko — expedice z pražského skladu v Hostivaři se smluvním polským přepravcem pro přechod hranice, nebo přes partnerský sklad dodavatele ve Varšavě pro zboží připravené tam. InPost Paczkomaty, Poczta Polska, GLS Polsko, DHL Polsko a DPD Polsko jsou smluvní přepravci. DPH 23 % u polského doručení s přenesením daňové povinnosti uplatněným na úrovni souhrnné faktury. Denní svoz a 48–72hodinové polské doručovací okno.

Německo — expedice z pražského skladu v Hostivaři s DHL nebo GLS EuroBusiness. Deutsche Post, DHL Paket, GLS Německo, Hermes a DPD Německo jsou smluvní přepravci. DPH 19 % (Umsatzsteuer) u německého doručení s přenesením daňové povinnosti uplatněným na úrovni souhrnné faktury. Denní svoz a 48–72hodinové německé doručovací okno.

Rakousko — expedice z pražského skladu v Hostivaři s DHL nebo GLS EuroBusiness. Österreichische Post, GLS Rakousko, DPD Rakousko a DHL Rakousko jsou smluvní přepravci. DPH 20 % (Umsatzsteuer) u rakouského doručení s přenesením daňové povinnosti uplatněným na úrovni souhrnné faktury. Denní svoz a 48–72hodinové rakouské doručovací okno.

Celní a DPH zacházení

Celní zacházení sleduje celní kodex Unie (UCC) u přeshraničních zásilek. U zásilek uvnitř celní unie EU (české, slovenské, polské, německé a rakouské destinace) není celní prohlášení nutné. Dodavatel podává souhrnné hlášení finančnímu úřadu v České republice každý měsíc s mezisoučty pro jednotlivé destinace. Dodavatel uchovává dokumentaci souhrnného hlášení po zákonnou retenční lhůtu.

Režim DPH sleduje nařízení EU 282/2011 o místě plnění. U B2B dodávek zboží je místem plnění členský stát, kde je zákazník identifikován. Dodavatel uplatní přenesení daňové povinnosti podle § 64 ZDPH na úrovni souhrnné faktury a poznamená, že DPH je přenesena na odběratele. Dodavatel ověří záznam v systému VIES před vystavením každé faktury. Ověření je zdokumentováno v logu ověření VIES.

U neunijních destinací dodavatel podá vývozní celní prohlášení české Celní správě. Dodavatel drží status AEOB (Authorised Economic Operator — Customs), který zjednodušuje celní odbavování a zkracuje okno celního odbavení. Průvodní osvědčení EUR.1 se vystavují na zásilky s preferenčním původem. Dodavatel uchovává vývozní dokumentaci po zákonnou retenční lhůtu.

Měna a fakturace

Dodavatel vystaví souhrnnou fakturu v CZK nebo EUR podle preference odběratele. Pro odběratele s CZK bankovním účtem dodavatel vystaví souhrnnou fakturu v CZK s ekvivalentem v EUR podle denního kurzu ČNB. Pro odběratele s EUR bankovním účtem dodavatel vystaví souhrnnou fakturu v EUR s ekvivalentem v CZK podle denního kurzu ČNB. Dodavatel neúčtuje konverzní poplatek u duální měnové faktury.

Splatnost je 30 dní od data faktury u odběratelů s ověřenou platební historií. Noví odběratelé jsou požádáni o 50% zálohu při potvrzení objednávky a 50% doplatek před expedicí. Duální fakturace EUR / CZK je k dispozici u odběratelů, kteří mají obě měnové bankovní účty. Dodavatel neprovozuje slevové kupóny ani promo kódy na programy pro více zemí; objemové slevy se vyjednávají na úrovni rámce a promítnou se do jednotkové ceny.

Formát ISDOC je povinný pro české B2B faktury od ledna 2025. Dodavatel vystaví souhrnnou fakturu ve formátu ISDOC s rozpisem mezisoučtů pro jednotlivé destinace. Dodavatel odešle ISDOC fakturu do datové schránky odběratele, pokud je registrována, nebo do ERP ingestion endpointu. Dodavatel se integruje se SAP, Pohoda, Money S3 a ABRA na straně odběratele.

Český a evropský regulatorní rámec

Český a evropský regulatorní rámec je nedílnou součástí pracovního toku koordinace pro více zemí. DPH 21 % na souhrnné faktuře v CZK. Přenesení daňové povinnosti podle § 64 ZDPH u odběratelů registrovaných v systému VIES. Souhrnné hlášení podává dodavatel měsíčně finančnímu úřadu v České republice. Formát ISDOC je povinný pro české B2B faktury od ledna 2025. Soulad s celním kodexem Unie (UCC) pro přeshraniční zásilky. Soulad s českým zákonem č. 242/2016 Sb. pro celní záležitosti.

Plnění GDPR vychází z nařízení EU 2016/679 a místních zákonů o ochraně osobních údajů v každé zemi příjemce. Dodavatel podepíše s odběratelem zpracovatelskou smlouvu, která pokrývá údaje o příjemcích napříč všemi destinacemi. Dodavatel zpracovává údaje o příjemcích pouze na základě dokumentovaných pokynů a drží je po zákonnou retenční lhůtu země příjemce. Dodavatel nerozesílá marketing na seznam příjemců a nesdílí ho s třetími stranami.

Logistika a distribuce

Pražský sklad v Hostivaři je hubem pro koordinaci dodávek do více zemí. Sklad má 4 200 m² s 1 800 m² celní zóny, 600 m² přípravné plochy a 1 800 m² zóny obecného skladování. Sklad drží denní okna přepravců u PPL, Zásilkovny, České pošty, GLS Česko a DHL Česko pro vnitrostátní české doručení a u DHL, GLS EuroBusiness a Geis pro přeshraniční evropské doručení.

Partnerský sklad v Bratislavě je 1 000 m² překladiště pro Slovensko. Sklad drží denní okna Slovenské pošty, GLS Slovakia, Packeta Slovakia a DHL Slovakia. Sklad drží 24–48hodinové expediční okno pro všechna slovenská PSČ. Sklad provozuje smluvní partner pod WMS dodavatele.

Pro polské, německé a rakouské destinace dodavatel expeduje přímo z Hostivaře se smluvním přeshraničním přepravcem (DHL EuroBusiness, GLS EuroBusiness nebo Geis) a 48–72hodinovým doručovacím oknem. Pro vysoce objemové destinace dodavatel může předzásobit zásoby ve smluvním partnerském skladu ve Varšavě, Berlíně nebo Vídni; předzásobení se dohodne v rámcové dohodě.

Cenový rámec a MOQ

Koordinace dodávek do více zemí se oceňuje za destinaci za zásilku s odstupňovanou strukturou, která odráží roční objem programu. Úroveň 1 (1–4 destinace ročně) se oceňuje standardní sazbou za destinaci. Úroveň 2 (5–9 destinací ročně) získává 5% objemovou slevu. Úroveň 3 (10+ destinací ročně) získává 10% objemovou slevu a zahrnuje dedikovaného koordinátora v pražském ústředí dodavatele.

Náklady za destinaci pokrývají příjem do hostivařského skladu, kompletaci kitu, expedici, náklady přepravce a celní dokumentaci za destinaci. Náklady se kalkulují za destinaci za zásilku v rámcové dohodě. MOQ pro službu koordinace více zemí je 100 kusů za destinaci za zásilku.

Náklady na přeshraniční přepravce se kalkulují na úrovni rámce se smluvním ceníkem. Náklady přepravce se liší podle destinace (Slovensko je blíže a levnější než Německo nebo Rakousko) a podle úrovně služby (expresní vs. ekonomická). Dodavatel doporučí přepravce ve fázi zadání podle destinace, okna a rozpočtu.

Výroba a logistika

Koordinace dodávek do více zemí pracuje s AQL inspekcí 1.0–2.5 na každé příchozí zásilce. Příchozí zásilka od výrobce se eviduje do WMS a konsoliduje pro celý regionální program; dodavatel drží konsolidační buffer typicky 10–15 % ročního objemu v pražském hostivařském skladu. Výdej podle destinace probíhá podle řízené expediční nástěnky; konsolidační kit se kompletuje v hostivařském skladu, označí se pro konkrétní destinaci a předá se smluvnímu přepravci s denním oknem. Dodavatel nezaručuje konkrétní doručovací okno; skutečné okno závisí na přepravci, destinaci a celním odbavení.

Časová osa plánování (4 kroky)

1. Týden 1 — Zadání a profily destinací. Zadání napříč destinacemi, definice koordinátorů pro jednotlivé země, potvrzení VIES registrací, definice kadencí reportování a jednotné fakturace. Výstupem je schválené zadání pro více zemí.
2. Týden 2–3 — Vzorky a Pantone. Fyzické vzorky s Pantone referencí, schválení návrhu, potvrzení jazykových mutací brand manuálu a přiřazení koordinátorů v destinacích. Výstupem je písemné schválení vzorku.
3. Týden 4–6 — Výroba a konsolidace. Výroba série, AQL inspekce 1.0–2.5, konsolidace v hostivařském skladu, rozdělení podle destinací, naplánování přepravců pro každou destinaci. Výstupem je expediční plán pro více zemí.
4. Týden 7–8 — Expedice a vyúčtování. Vychystání, balení podle destinace, expedice smluvním přepravcům se sledovacími čísly, průběžné sledování, souhrnná faktura a podklady pro finanční uzávěrku. Výstupem je potvrzení doručení a souhrnné hlášení.

Role a odpovědnosti

Tým dodavatele stojí na pěti pojmenovaných vlastnících — programový manažer, account lead, koordinátoři zemí, celní lead a finanční lead. Programový manažer vlastní rámcové zadání, log změn, hlavní harmonogram a čtvrtletní vyhodnocení. Account lead vlastní každodenní komunikaci v češtině nebo angličtině; jediný kontakt pro nákupní a komunikační tým odběratele. Koordinátoři zemí vlastní expedici pro danou destinaci, výběr místního přepravce a místní seznam příjemců.

Celní lead vlastní status AEOB, průvodní osvědčení EUR.1, celní prohlášení a souhrnné hlášení EC Sales List. Finanční lead vlastní formátování ISDOC, duální fakturaci EUR / CZK, ověření VIES a splatnosti. Dodavatel pořádá úvodní workshop se všemi vlastníky odběratele v prvním týdnu a vede pravidelné měsíční setkání s nákupním leadem.

Případové studie

Škoda Auto — 27 000 kusů oblečení napříč Českem, Slovenskem, Německem a Rakouskem pro regionální onboarding program. Dodavatel vystavil jednu souhrnnou PO s expedičními příkazy pro jednotlivé destinace. Dodavatel expedoval z hostivařského skladu a partnerského skladu v Bratislavě. Dodavatel podal souhrnné hlášení finančnímu úřadu v České republice. Certifikáty: OEKO-TEX Standard 100, GOTS na směsi bavlny, REACH SVHC prohlášení. Režim DPH: 21 % u českého doručení a přenesení daňové povinnosti u slovenského, německého a rakouského doručení.

ČEZ — 8 000 termo lahví a 6 000 zápisníků napříč Českem, Slovenskem a Polskem pro regionální partnerský program uznání. Dodavatel vystavil jednu souhrnnou PO s expedičními příkazy pro jednotlivé destinace. Certifikáty: OEKO-TEX Standard 100, RoHS na elektronice, REACH SVHC prohlášení. Režim DPH: 21 % u českého doručení, přenesení daňové povinnosti u slovenského a polského doručení.

Kofola — 12 000 bavlněných tašek napříč Českem, Slovenskem a Rakouskem pro regionální letní brandovou kampaň. Dodavatel expedoval z hostivařského skladu pomocí Zásilkovny pro výdejní místa napříč destinacemi. Certifikáty: GOTS na bio bavlně, OEKO-TEX Standard 100, FSC na kartonu. Režim DPH: 21 % u českého doručení, přenesení daňové povinnosti u slovenského a rakouského doručení.

Souhrnné hlášení EC Sales List

Souhrnné hlášení EC Sales List je povinné hlášení, které dodavatel podává finančnímu úřadu v České republice každý měsíc. Hlášení pokrývá přeshraniční transakce s mezisoučty pro jednotlivé destinace (české, slovenské, polské, německé, rakouské), DIČ odběratele v systému VIES, referenci faktury, datum faktury, měnu faktury a hodnotu faktury v CZK.

Dodavatel podá souhrnné hlášení přes elektronický portál finanční správy (Daňový portál) do 25. dne měsíce následujícího po měsíci transakce. Dodavatel uchovává dokumentaci souhrnného hlášení po zákonnou retenční lhůtu (10 let podle českého zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví). Dodavatel poskytne kopii souhrnného hlášení finančnímu leadovi odběratele na požádání.

Dodavatel drží zvláštní politiku souhrnného hlášení pro neunijní destinace. U neunijních destinací dodavatel podá vývozní celní prohlášení české Celní správě. Dodavatel uchovává vývozní dokumentaci po zákonnou retenční lhůtu. Dodavatel nepodává záznam v souhrnném hlášení EC Sales List pro neunijní destinace; záznam se podává spolu s vývozním celním prohlášením.

Přepravní strategie pro více zemí

Přepravní strategie pro více zemí stojí na dvou rodinách — vnitrostátní (PPL, Zásilkovna, GLS, Česká pošta, Slovenská pošta, InPost Paczkomaty, Poczta Polska, Deutsche Post, Österreichische Post) a expresní / přeshraniční (DHL EuroBusiness, GLS EuroBusiness, FedEx, Geis). Pro Slovensko se primárně používá GLS Slovakia a Packeta Slovakia s denním svozem z bratislavského skladu. Pro Polsko se primárně používá GLS Polsko a InPost Paczkomaty s denním svozem z varšavského partnerského skladu (kde je předzásobeno).

Pro Německo se primárně používá DHL Paket a GLS Německo s denním svozem z hostivařského skladu a 48–72hodinovým doručovacím oknem. Hermes a DPD Německo jsou alternativní přepravci pro doručení do rezidenčních adres. Pro Rakousko se primárně používá GLS Rakousko a DPD Rakousko s denním svozem z hostivařského skladu a 48–72hodinovým doručovacím oknem. Österreichische Post a DHL Rakousko jsou alternativní přepravci pro doručení do odlehlých oblastí.

Volba přepravce závisí na destinaci, doručovacím okně, objemu a rozpočtu. Dodavatel drží portfolio smluvních přepravců s denními okny pro každou rodinu. Dodavatel doporučí přepravce ve fázi zadání podle destinace, okna a rozpočtu. Dodavatel nezaručuje konkrétní doručovací okno; skutečné okno závisí na přepravci, destinaci a podmínkách na hraničním přechodu.

Soulad a certifikáty

Status AEOB (Authorised Economic Operator — Customs) podle celního kodexu EU. Průvodní osvědčení EUR.1 pro preferenční původ. Osvědčení ATR pro celní unii EU-Turecko. CMR pro panevropské zásilky. OEKO-TEX Standard 100 na textiliích v kontaktu s pokožkou. GOTS na bio bavlně. GRS na recyklovaném polyesteru s minimálně 20% podílem. FSC na papíru a obalech. REACH SVHC prohlášení k chemikáliím. RoHS na elektronice. Pantone Coated / Uncoated match s tolerancí Delta-E ≤ 2,5 na bavlně. AQL 1.0–2.5 inspekce napříč výrobními cykly.

Plnění GDPR podle nařízení EU 2016/679 a místních zákonů o ochraně osobních údajů v každé zemi příjemce. Anti-korupční soulad podle českého zákona č. 139/2023 Sb. a směrnice EU o boji proti korupci. Dodavatel podepíše roční anti-úplatkářské prohlášení s odběratelem a udržuje interní anti-úplatkářskou politiku.