Personál na místě a doplnění

Co onsite služba pokrývá

Personál na místě a doplnění je pracovní tok, který umisťuje lidi dodavatele do stánku v průběhu akce. Onsite koordinátor dodavatele (nebo tým koordinátorů, podle rozsahu akce) obchází stánek, hlásí stav zásob, zkouší oblečení týmu stánku, zajišťuje předání kitu týmu stánku při nakládce, řídí demontáž stánku a směřuje zbylé zásoby do další destinace. Koordinátor je jediným kontaktem dodavatele pro odběratele v průběhu akce.

Zadání zachycuje název akce, termíny, pořadatele, číslo stánku, počet členů týmu, velikosti oblečení, design oblečení, okno nakládky a okno demontáže. Dodavatel vede profil areálu u nově obsluhovaných areálů a profil opakovaného areálu u opakovaných — měří nakládací rampu, nakládací hodiny, rozměry výtahu, přípravnou plochu, přístupovou cestu ke stánku a bezpečnostní protokol. Dodavatel přiřadí koordinátora (nebo tým koordinátorů) k akci ve fázi zadání a písemně potvrdí přiřazení.

Zkoušení oblečení týmu na místě probíhá v předakčním dni zkoušení. Dodavatel se účastní generálky stánkaře a zkouší oblečení týmu každému členovi. Dodavatel drží u vozidla na nakládací rampě buffer běžných velikostí (S, M, L, XL, XXL) pro případné výměny velikostí na poslední chvíli. Dodavatel vystaví akčnímu leadovi odběratele záznam o zkoušení se jménem, velikostí a oblečení pro každého člena týmu.

Doplnění v den akce

Doplnění v den akce je pracovní tok, který udržuje stánek zásobený v průběhu akce. Onsite koordinátor dodavatele obchází stánek v dohodnuté kadenci (typicky každé dvě hodiny během otevírací doby akce) a hlásí stav zásob logistickému leadovi v Praze. Když zásoby klesnou pod dohodnutý práh, dodavatel vytáhne doplňovací zásilku z hostivařského skladu a odešle ji na nakládací rampu s 4–6hodinovým obratovým oknem.

Okno doplnění závisí na areálu, přepravci a denní době. U akcí v PVA EXPO PRAHA dodavatel drží stálé doručovací konto a může expedovat do 4–6hodinového obratu během pracovní doby akce. U akcí v BVV Brno dodavatel drží stálé doručovací konto a může expedovat do 4–6hodinového obratu během pracovní doby akce. U akcí v Kongresovém centru Praha dodavatel drží rezervovanou nakládací rampu a může expedovat do 4–6hodinového obratu během pracovní doby akce.

Okno doplnění se nevztahuje na noční nebo víkendové akce ve všech areálech. Pro víkendové akce v PVA EXPO PRAHA dodavatel předem umístí větší buffer u vozidla na nakládací rampě. Pro akce v areálech, kde dodavatel nedrží stálé doručovací konto (Hotel Olšanka, regionální kongresová infrastruktura), dodavatel předem umístí buffer a okno doplnění je do dalšího pracovního dne.

Vícejazyční koordinátoři

Pool koordinátorů dodavatele pokrývá češtinu (rodný jazyk), angličtinu (plynule), němčinu (plynule), ruštinu (plynule) a slovenštinu (rodný nebo plynule). Koordinátor se přiřazuje k jazykovému profilu týmu stánku odběratele ve fázi zadání. U ryze českého týmu stánku je koordinátor česky rodný. U smíšeného týmu (česky / slovensky / německy) je koordinátor česky rodný se znalostí slovenštiny a němčiny. U vícejazyčného týmu s angličtinou jako pracovním jazykem je koordinátor bilingvní česky / anglicky.

Koordinátor zajišťuje předání kitu týmu stánku při nakládce, zkoušení oblečení, denní doplnění, demontáž stánku a porevoluční přerozdělení. Koordinátor dále zajišťuje vícejazyčnou komunikaci se stánkařem, provozním týmem areálu, přepravcem a celním makléřem (kvůli celnímu propuštění během akce). Koordinátor je jediným kontaktem dodavatele pro odběratele v průběhu akce.

Pool koordinátorů stojí na pojmenovaných jednotlivcích s pěti až sedmi lety B2B zkušeností s akcemi. Každý koordinátor má čistý trestní rejstřík, čistý řidičský průkaz (pro vozidlo na nakládací rampě) a vícejazyčný profil sladěný s jazykem týmu stánku odběratele. Koordinátor je u dodavatele zaměstnán na hlavní pracovní poměr (nikoliv jako freelancer) a každoročně podepíše anti-úplatkářské prohlášení dodavatele.

Program oblečení týmu stánku

Program oblečení týmu stánku je pracovní tok, který dodává oblečení pro tým stánku v průběhu akce. Oblečení typicky zahrnuje polokošili, tričko, mikinu, čepici a zástěru (u F&B aktivací). Oblečení se pořizuje z poolu dodavatelů textilu s brandem odběratele aplikovaným přes sítotisk, výšivku nebo DTF. Oblečení se doručí do hostivařského skladu, vyzkouší se týmu stánku v předakčním dni zkoušení a nosí se během akce.

Program oblečení týmu stánku se vede jako zvláštní pracovní tok odděleně od dárků pro návštěvníky. Velikosti oblečení se zachycují v kontrolované tabulce a přiřazují se k počtu členů týmu stánku. Dodavatel drží v hostivařském skladu buffer běžných velikostí (S, M, L, XL, XXL) pro případné změny v počtu na poslední chvíli. Dodavatel neúčtuje odběrateli velikostní buffer; náklad bufferu je zahrnut v jednotkové ceně oblečení.

Oblečení týmu stánku je typicky brandované logem odběratele a identifikací akce. Dodavatel zajišťuje vyčištění loga, Pantone match a výběr dekorativní techniky. Dodavatel vystaví ve fázi zadání vzorek s aplikovaným brandem ke schválení odběratelem. Dodavatel drží oblečení v hostivařském skladu do předakčního dne zkoušení a směřuje zbylé oblečení do porevolučního kanálu přerozdělení.

Český a evropský regulatorní rámec

Český a evropský regulatorní rámec je nedílnou součástí pracovního toku onsite. DPH 21 % na souhrnné faktuře v CZK. Přenesení daňové povinnosti podle § 64 ZDPH u mezinárodních koordinátorů registrovaných v systému VIES. Souhrnné hlášení podává dodavatel měsíčně finančnímu úřadu v České republice. Formát ISDOC je povinný pro české B2B faktury od ledna 2025.

Pracovní rámec koordinátora sleduje český zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.) pro zaměstnance dodavatele, smluvní rámec pro mezinárodní koordinátory a vnitřní compliance protokol dodavatele pro čistý trestní rejstřík a řidičský průkaz. Dodavatel archivuje pracovní smlouvy po zákonnou retenční lhůtu a vede měsíční report nasazení.

Plnění GDPR vychází z nařízení EU 2016/679 a českého zákona č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů. Údaje o týmu stánku (jméno, velikost, kontakt) se shromažďují pouze za účelem zkoušení a nasazení. Dodavatel podepíše zpracovatelskou smlouvu s odběratelem a zpracovává údaje o týmu pouze na základě dokumentovaných pokynů.

Logistika a distribuce

Pražský sklad v Hostivaři je hubem pro onsite personál a doplnění. Oblečení týmu stánku a záložní zásoby pro doplnění se vyskladňují z hostivařského skladu, zabalí se do kitu, připraví se k nakládce a odešlou se smluvním přepravcem s doručením v rezervovaném časovém okně. PPL, Zásilkovna, Česká pošta, GLS Česko a DHL Česko jsou smluvní vnitrostátní přepravci. PPL a DHL jsou smluvní přepravci pro EU. Dodavatel drží denní okna přepravců v každém smluvním vztahu.

Doplnění v průběhu akce běží přes rezervované časové okno u smluvního přepravce. Pro PVA EXPO PRAHA a BVV Brno dodavatel drží stálé doručovací konto s doručením v rezervovaném okně. Pro Kongresové centrum Praha dodavatel drží rezervovanou nakládací rampu. Pro regionální kongresovou infrastrukturu (Hotel Olšanka, městské hotely) dodavatel předem umístí buffer na místě a doplnění je do dalšího pracovního dne.

Vícedenní akce vyžadují plánování bufferu. Dodavatel doporučuje velikost bufferu ve fázi zadání podle očekávané návštěvnosti, počtu akcí a zkušeností s konkrétním areálem. Dodavatel udržuje profil akce, kde jsou zaznamenány zkušenosti z předchozích ročníků — velikost návštěvnosti, špičky návštěvnosti, doporučený buffer a známé problémy s logistikou.

Cenový rámec a MOQ

Onsite personál a doplnění se oceňuje podle akce podle počtu koordinátorů, délky akce a komplexity služby. Úroveň 1 (1 koordinátor, 1–3denní akce) se oceňuje denní sazbou s paušálními náklady na dopravu a ubytování. Úroveň 2 (1–2 koordinátoři, 3–5denní akce) se oceňuje denní sazbou se slevou 10 % oproti úrovni 1. Úroveň 3 (3+ koordinátoři, 5+denní akce nebo multi-event portfolio) se oceňuje denní sazbou se slevou 15 % oproti úrovni 1 a zahrnuje dedikovaného onsite leadera.

Denní sazba koordinátora zahrnuje mzdu, sociální a zdravotní pojištění, cestovní pojištění pro mezinárodní akce, firemní telefon a firemní oblečení. Paušální náklady na dopravu a ubytování se kalkulují samostatně; pro pražské akce se ubytování obvykle neřeší, pro brněnské a ostravské akce se ubytování řeší podle potřeby.

MOQ pro onsite službu je 1 koordinátor na 1 akci. Dodavatel nemá MOQ na doprovodné služby (doplnění, předání kitu, demontáž, porevoluční přerozdělení) — ty se kalkulují za službu a za jednotlivou akci.

Výroba a logistika

Oblečení týmu stánku a záložní zásoby se vyskladňují z hostivařského skladu 5–7 pracovních dnů před akcí. Každý onsite kit obsahuje oblečení týmu, záložní předměty pro doplnění, vratek visačky, formuláře pro záznam a kontrolní seznam. Oblečení týmu projde zkoušením v předakčním dni, kde se velikosti přiřadí ke jménům členů týmu. Doplnění v den akce probíhá z hostivařského skladu s 4–6hodinovým obratem; pro víkendové akce dodavatel předem umístí větší buffer u nakládací rampy. Dodavatel nezaručuje konkrétní okno doplnění; skutečné okno závisí na areálu, přepravci a denní době.

Časová osa plánování (4 kroky)

1. 8–10 týdnů před akcí — Zadání a jazykový profil. Zadání onsite služby, jazykový profil týmu stánku, profil areálu, volba přepravce a rezervace nakládacího okna. Výstupem je schválené zadání a přiřazený koordinátor.
2. 5–7 týdnů před akcí — Oblečení a vzorky. Fyzické vzorky oblečení s Pantone referencí, schválení návrhu, potvrzení velikostí a soupis onsite kitu. Výstupem je schválený vzorek a seznam kitu.
3. 1–3 dny před akcí — Zkoušení a předání kitu. Vyskladnění kitu, předakční zkoušení oblečení, předání kitu týmu stánku. Výstupem je záznam zkoušení a potvrzení předání.
4. Den akce + demontáž — Průběh a vyhodnocení. Onsite koordinátor řídí průběh, doplnění, demontáž a porevoluční přerozdělení. Výstupem je debrief s odběratelem a podklady pro fakturaci.

Role a odpovědnosti

Tým dodavatele stojí na čtyřech pojmenovaných vlastnících — onsite manažer, onsite koordinátor, výrobní lead a logistický lead. Onsite manažer vlastní rámcové zadání, log změn, hlavní harmonogram a porevoluční debrief. Onsite koordinátor obchází stánek v průběhu akce, hlásí stav zásob a zajišťuje vícejazyčnou komunikaci. Výrobní lead vlastní AQL kontrolu oblečení týmu, kompletaci kitu, expedici a celní dokumentaci. Logistický lead vlastní výběr přepravce, doručení v rezervovaném okně a papírování přenesení daňové povinnosti.

Tým odběratele má obvykle tři vlastníky — akční lead, brandový lead a finanční lead. Akční lead vlastní vztah s dodavatelem, rámcové zadání a schválení změn. Brandový lead vlastní brand manuál, schválení návrhu a schválení vzorku oblečení. Finanční lead vlastní ERP integraci, mapování středisek a schvalování faktur.

Případové studie

Škoda Auto na MSV Brno — onsite koordinátor pro 12denní akci v BVV s týmem 48 členů. Koordinátor řídil zkoušení oblečení týmu, denní doplnění z Hostivaře v 4–6hodinovém obratu a porevoluční přerozdělení zbylého oblečení zpět do hostivařského skladu. Výstupem byl rekord v docházce týmu 99 % a bezproblémové předání kitu pro následující regionální akci.

ČEZ v PVA EXPO PRAHA — 2 onsite koordinátoři pro 5denní energetický veletrh s týmem 28 členů. Koordinátoři řídili zkoušení oblečení týmu, denní doplnění termo lahví a zápisníků, demontáž stánku a porevoluční přerozdělení do partnerského skladu v Brně pro nadcházející regionální roadshow.

Kofola v Kongresovém centru Praha — 1 onsite koordinátor pro 3denní B2B partnerský večer s týmem 14 členů. Koordinátor řídil zkoušení oblečení týmu, předání sad do VIP salonku a porevoluční přerozdělení nevyzvednutých sad zpět do hostivařského skladu.

Řízení rizik

Onsite personál je vystaven rizikům akce, nemoci koordinátora a logistickým rizikům. Dodavatel drží záložního koordinátora v portfoliu pro každého přiřazeného koordinátora. Záložní koordinátor je k dispozici do 24 hodin od oznámení v případě nemoci, dopravní nehody nebo jiné události, která znemožní přiřazenému koordinátorovi dorazit na akci.

Riziko areálu se zmírňuje profilem areálu vedeným ve WMS a předem dohodnutou eskalační cestou k provoznímu manažerovi areálu. Riziko počasí se zmírňuje 4–6hodinovým expedičním buffrem před každým akčním oknem a vnitřní přípravnou plochou v hostivařském skladu. Riziko nemoci koordinátora se zmírňuje portfoliem záložních koordinátorů a každoročním zdravotním screeningem.

Dodavatel nezaručuje konkrétní okno doplnění nebo okno kontinuity; skutečné okno závisí na areálu, přepravci, počasí a dostupnosti koordinátora. Dodavatel poskytne odběrateli jména a kontakty záložních koordinátorů před akcí, aby odběratel mohl v případě potřeby kontaktovat koordinátora přímo.

Soulad a certifikáty

Pracovní soulad podle českého zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb.). Plnění GDPR podle nařízení EU 2016/679 a českého zákona č. 110/2019 Sb. Anti-korupční soulad podle českého zákona č. 139/2023 Sb. Každoroční anti-úplatkářské prohlášení podepsané každým koordinátorem. Pojištění odpovědnosti dodavatele zahrnuje krytí pro škody způsobené koordinátorem v průběhu onsite práce.