MICE · Konference a summity

Brandovaný merch pro konference a summity

Delegátské uvítací balíčky, balíčky pro řečníky, tiskové materiály, on-site branding a koordinace s PCO (Professional Congress Organisers). Program pro interní konference, lékařské kongresy, oborové summity a korporátní setkání v Kongresovém centru Praha, O2 universum, hotelích Hilton, Marriott a dalších prestižních místech Česka.

Poptávka Více o konferenčních programech

Čtyři pilíře konferenčního programu

Delegátské uvítací balíčky

Uvítací sady předávané při registraci účastníků — kombinace praktických předmětů pro konferenční den (zápisník, pero, USB, konferenční taška), informačních materiálů (program, brožura, blok, propiska) a brandovaných doplňků. Kity jsou připraveny v jednotlivých baleních podle počtu delegátů, označených pro konkrétní kategorii (plná registrace, jednodenní, doprovod).

Zápisník, pero, USB, blok, konferenční taška
Program, brožura, mapa, informační materiály
Brandované doplňky v konferenční kvalitě
Označení podle kategorie registrace

Balíčky pro řečníky

Prémiové kity pro keynote speakery, panelisty a moderátory — odlišené od delegátských sad na první pohled vyšší kvalitou a specializovaným obsahem. Zahrnují profesionální doplňky (kožený vizitkář, kvalitní psací set), osobní vzkaz od pořadatele, praktické pomůcky pro přednášení (laserové ukazovátko, dobíjecí stylus) a dárkové předměty.

Kožený vizitkář a kvalitní psací set
Profesionální doplňky pro přednášení
Osobní vzkaz od pořadatele
Prémiové dárkové předměty

Tiskové a informační materiály

Konferenční brožury, abstrakta, sborníky, plakáty, roll-upy a další tištěné materiály v brand barvě akce. Příprava grafických podkladů, tisk na certifikované papíry (FSC, recyklovaný) a koordinace s tiskárnou. Pro mezinárodní konference dvojjazyčné verze (česky + anglicky) a případně třetí jazyk podle účastníků.

Brožury, abstrakta, sborníky
Roll-upy a plakáty v brand barvě
Dvojjazyčné verze pro mezinárodní akce
Tisk na FSC certifikované papíry

On-site branding a signage

Vizuální prvky akce — roll-upy u vstupu a v sálech, jmenovky a visačky, stolní dekorace, vlajky, směrovky a programová mapa. Výroba z lehkých přepravních materiálů, opakovaně použitelných pro další ročník. Grafika vychází z vizuální identity konference, instalace v koordinaci s PCO a hotelovým event managementem.

Roll-upy u vstupu a v sálech
Jmenovky, visačky, stolní dekorace
Vlajky, směrovky, programová mapa
Instalace v koordinaci s PCO

Produkce a logistika

Standardní produkční cyklus pro konferenční program je 6-10 týdnů. Pro interní firemní konferenci s rozsahem 100-300 delegátů lze cyklus zkrátit na 4-6 týdnů díky omezenému rozsahu kategorií. Rozsáhlé oborové kongresy s 1 000+ delegáty a paralelními sekcemi se plánují 12-16 týdnů předem. Cyklus zahrnuje briefs fázi (1-2 týdny) s PCO, grafickou přípravu včetně fyzického vzorku (2-3 týdny), schválení (1 týden), výrobu (3-4 týdny), kontrolu kvality (3-5 dní) a balení podle kategorií účastníků (3-5 dní).

Logistika pro konference využívá síť přepravců s dodáním do kongresových center (Kongresové centrum Praha, O2 universum, Forum Karlín, Hotel Hilton Praha, Hotel International Brno, Hotel Thermal Karlovy Vary) a na hotelové recepce. Pro kongresy s mezinárodní účastí se zajišťuje celní odbavení prostřednictvím CMR a EUR.1 s dodáním do hotelů předem (obvykle 1-2 dny před zahájením). V průběhu akce Corp-Merch zajišťuje on-site podporu — doplňkové dodávky, výměny, řešení problémů s velikostmi nebo chybějícími předměty.

Časový plán realizace

Brief a koordinace s PCO (1-2 týdny). Konzultace s agenturou nebo interním konferenčním týmem, definice akce, počty delegátů a řečníků, seznam kategorií merch, harmonogram akce (registrace, paralelní sekce, společenský večer), rozpočtové rámce. Výstupem je schválený brief s mockupovým seznamem a koordinačním plánem s PCO a místem konání.
Příprava a vzorky (2-3 týdny). Grafická příprava všech kategorií včetně vizuální identity konference, Pantone vzorník, výběr technologie značení, digitální návrh (PDF/X-1a) a fyzické vzorky u klíčových kategorií. Schválení ze strany klienta a koordinace s PCO ohledně umístění brandingových prvků v prostoru.
Produkce a balení (3-4 týdny). Výroba v partnerském závodě s průběžnou AQL kontrolou, balení do samostatných kitů podle kategorií účastníků (delegát, řečník, doprovod, VIP), označení master kartonů číslem kategorie a místem konání, příprava přepravních dokumentů včetně faktury v ISDOC formátu a celních dokladů pro mezinárodní dodávky.
Doručení a on-site podpora (1 týden). Dodávka do kongresového centra nebo hotelu podle domluvy s PCO, kontrola převzetí a počtu master kartonů, podpora při distribuci během akce, rezervní 10% buffer pro případné výměny, sběr zpětné vazby po skončení akce a poprodejní podpora.

Místa konání a partnerství

Nejčastější místa konání konferencí a summitů v Česku jsou Kongresové centrum Praha (sály pro 500-2 000 delegátů), O2 universum Praha (moderní aréna pro 1 000-4 000 účastníků), Forum Karlín (kombinace sálů pro 200-800 delegátů), Hotel Hilton Prague Old Town (pro 100-400 delegátů), Hotel International Brno (pro regionální konference), Hotel Thermal Karlovy Vary (pro lékařské kongresy s wellness programem), Hotel Thermal Velké Losiny, Hotel Horal Špindlerův Mlýn a další regionální kongresová zařízení.

Corp-Merch má ověřený proces doručení do všech hlavních kongresových center a hotelových konferenčních zařízení v Česku. Pro PCO dodává koordinační plán, termíny doručení, kontaktní osoby na místě a pokyny pro manipulaci s kity v zázemí. Pro mezinárodní konference s účastníky z EUCorp-Merch koordinuje celní odbavení prostřednictvím CMR a EUR.1, s dodáním 3-5 pracovních dní před zahájením akce. Pro největší akce nad 2 000 delegátůCorp-Merch zajišťuje on-site manažera po celou dobu konference.

Cenový rámec

Cenový rámec pro konferenční program závisí na počtu delegátů, struktuře kategorií a zvolené úrovni kvality. Pro interní firemní konferenci s 200 delegáty v střední cenové kategorii se pohybuje kolem 1 800-3 500 CZK netto za delegátský balíček. Pro balíček pro řečníky 6 000-18 000 CZK netto. Pro tiskové materiály 200-800 CZK za sadu v závislosti na rozsahu. Pro on-site branding a signage 35 000-180 000 CZK podle rozsahu akce a počtu roll-upů, směrovek a dalších prvků.

Fakturace probíhá standardně měsíčně, u nových klientů zálohou 50% + 50% před odesláním. Pro PCO a agentury pracující s konsorciálními rozpočtyCorp-Merch poskytuje podrobný rozpis podle kategorií účastníků — delegáti, řečníci, doprovod, tisk, sponzoři — což usnadňuje rozdělení nákladů mezi více zdrojů financování. Pro opakované konference (každoroční kongres)Corp-Merch nabízí rámcové smlouvy se slevou 5-15% a sdíleným katalogem schválených produktů z předchozích ročníků.

Typy konferencí, se kterými máme zkušenosti

Corp-Merch spolupracuje s pořadateli různých typů konferencí a summitů. Interní firemní konference zahrnují výroční setkání, kvartální obchodní review a top management summity — menší rozsah (50-300 delegátů), vysoká kvalita kitů, důraz na brand konzistenci. Lékařské kongresy a odborné konference (ČLK, SLK, odborné společnosti) mají specifické požadavky na zdravotnické certifikáty a farmaceutické předpisy, s rozsahem typicky 200-2 000 delegátů a vysokým podílem roll-upů a tiskových materiálů.

Technologické a startup summity (WebExpo, Forsage, Impact) preferují moderní design a digitální integraci — QR kódy, NFC tagy, USB disky s cloudovým obsahem. Průmyslové konference a B2B summity jsou charakteristické vyššími objemy roll-upů a tištěných materiálů, často s dvojjazyčnou verzí. Akademické konference a kongresy univerzit mají specifický důraz na certifikáty a kvalitu tisku sborníků. Pro každý typCorp-Merch připravuje specifickou skladbu kategorií, která odpovídá dress codu a roli účastníků.

Případové studie konferenčních programů

Mezinárodní technologická firma zorganizovala dvoudenní summit pro 350 vývojářů v Kongresovém centru Praha. Program zahrnoval delegátské uvítací balíčky (notebook, USB s konferenčními prezentacemi, brandovaná sluchátka, blok, propiska), balíčky pro 12 keynote řečníků (kožený vizitkář, kvalitní psací set, laserové ukazovátko, osobní dopis), roll-upy a směrovky v celém prostoru, tiskové materiály. Doručení rozděleno do dvou master kartonů 1 den předem, na místě koordinoval on-site manažer.

Profesní lékařská konference pro 800 delegátů v Hotelu Thermal Karlovy Vary zahrnovala delegátské kity (program, abstrakta, psací set, kávový hrnek, láhev na vodu), farmaceutické roll-upy v hlavním sále, tiskové materiály pro 5 paralelních sekcí. Koordinace s PCO zahrnovala distribuci 800 kitu v 6 kategoriích během 2 hodin registrace. Dodávka 2 dny předem, s následným on-site doplňkem pro nepředvídané návštěvníky.

Česká banka realizovala roční obchodní summit pro 180 interních bankéřů v Hotelu Hilton Prague. Program zahrnoval brandované oblečení pro management, delegátské kity pro účastníky, dárkové koše pro VIP hosty z řad klíčových klientů banky. Koordinace s hotelem přes dedicovaný kontakt, dodávka 1 den předem, kity byly předem roztříděny podle kategorií na pokoje hostů.

Specifikace, materiály a certifikace

Konferenční materiály splňují standardní evropské i mezinárodní normy — OEKO-TEX Standard 100 pro textil (třída I nebo II), REACH soulad pro chemické materiály (žádné SVHC nad 0,1% w/w), GOTS pro bio bavlnu, GRS pro recyklovaný polyester, FSC pro papírové materiály (programy, brožury, vizitky), RoHS pro elektroniku (powerbanky, USB disky, bezdrátové nabíječky).

Pro lékařské konference jsou splněny dodatečné požadavky — pro zdravotnické předměty je dodáváno prohlášení o shodě s nařízením MDR (Medical Devices Regulation) pro případné zdravotnické pomůcky. Pro tiskové materiály je dodávána dokumentace o souladu s tiskařskými normami ISO 12647 (procesní standardy pro ofsetový tisk) a Fogra39 ICC profilem. Pro farmaceutické roll-upy a vzorky je zajištěna dokumentace podle pokynů AIFP a SÚKL. Veškeré certifikáty jsou dodávány v českém jazyce, případně s anglickým překladem pro mezinárodní akce.

Porovnání variant programu

Konferenční program má tři standardní cenové úrovně — ekonomickou (katalogové položky ze skladu Praha, menší rozsah roll-upů, 200-400 CZK netto za delegátský balíček), střední (kombinace brandovaných doplňků a katalogových položek, rozsáhlejší tiskové materiály, MOQ 200+, lead time 6-10 týdnů, 1 800-3 500 CZK netto za osobu) a prémiovou (kožené doplňky, USB disky v dárkovém balení, rozsáhlé roll-upy a signage, MOQ 100+, lead time 10-14 týdnů, 3 500-12 000 CZK netto za osobu). Pro řečníky se standardně používá vyšší cenová kategorie nezávisle na variantě delegátského programu.

On-site branding se účtuje podle rozsahu — základní sada (4-6 roll-upů u vstupu, směrovky, jmenovky) 35 000-65 000 CZK netto, rozsáhlá sada (12-20 roll-upů, vlajky, stolní dekorace, prezentační stěny) 80 000-180 000 CZK netto, komplexní instalace pro mezinárodní kongresy s vlastní produkcí 150 000-450 000 CZK netto. Pro klienty s ročním rozpočtem nad 500 000 CZKCorp-Merch doporučuje kombinaci tiskových materiálů a brandovaných doplňků pro dosažení vizuální jednoty akce.

Nezávislost. Corp-Merch je nezávislý B2B dodavatel merkantilního merch a není oficiálním partnerem, sponzorem ani autorizovaným dodavatelem žádné konference, kongresového centra ani PCO, se kterými naši klienti spolupracují. Veškeré dodávané předměty jsou nezávisle vyrobeny podle briefu klienta a nejsou spojeny s žádnou konkrétní akcí. Spolupráce s PCO a místy konání probíhá výhradně v rovině logistické koordinace.

Nejčastější dotazy

Je Corp-Merch partnerem nebo oficiálním dodavatelem této akce?

Ne. Corp-Merch je nezávislý B2B dodavatel merkantilního merch. Nejsme oficiálním partnerem, sponzorem ani autorizovaným dodavatelem žádné konference, kongresového centra ani PCO, se kterými klienti spolupracují. Pracujeme výhradně jako dodavatel merch podle briefu zadavatele.

Kolik delegátů zvládne program pokrýt?

Programy pokrývají rozsah od 50 do 5 000 delegátů. Pro interní firemní konference do 300 delegátů je cyklus 4-6 týdnů. Pro oborové kongresy s 1 000+ delegáty a paralelními sekcemi se plánuje 12-16 týdnů. U největších akcí nad 2 000 delegátůCorp-Merch zajišťuje on-site manažera po celou dobu konference.

Lze dodat merch do Kongresového centra Praha s koordinací naskladnění?

Ano. Pro Kongresové centrum Praha, O2 universum, Forum Karlín, Hotel Hilton Praha a další pražské kongresové prostoryCorp-Merch koordinuje dodávku s manažerem akce podle naskladňovacích oken zařízení. Standardně se dodává 1-2 dny před zahájením, s avízem 24-48 hodin předem. Pro velké akce je možné doručení v master kartonech přímo do zázemí a následné rozdělení podle kategorií účastníků.

Jak probíhá koordinace s PCO?

Pro konference řízené PCO (Professional Congress Organisers)Corp-Merch dodává koordinační plán s termíny doručení, kontaktními osobami na místě konání a pokyny pro manipulaci s kity. PCO následně zajišťuje distribuci na místě podle kategorií účastníků, případně s pomocí on-site manažera Corp-Merch u rozsáhlých akcí.

Poptejte program pro konferenci

Stručně popište typ konference, očekávaný počet delegátů, místo konání a požadované kategorie merch. Do 24 hodin se ozveme s návrhem řešení, orientačním rozpočtem a časovou osou.