MICE · Hotelový a venue procurement

Hotelový a venue procurement pro opakované B2B programy

Dlouhodobé rámcové smlouvy s hotelovými řetězci (Hilton, Marriott, Accor, Vienna House, Pytloun, Orea) a nezávislými hotelovými skupinami v regionech. Konsolidované objednávky, fakturace jednou měsíčně, slevy na rámcové objemy a sdílený katalog napříč vlastními provozy klienta. Programy pro onboarding, interní akce, setkání s obchodními partnery a opakované uvítací dárky.

Poptávka Více o hotelovém procurementu

Čtyři pilíře hotelového procurement programu

Rámcové smlouvy s hotelovými řetězci

Smlouvy s řetězci a nezávislými skupinami pro opakované dodávky merch napříč vlastními provozy klienta. Sjednocený katalog schválených produktů, jednotná cenová hladina, fakturace konsolidovaná jednou měsíčně, slevy 5-15% podle ročního objemu. Pro velké korporace s desítkami poboček a stovek akcí ročněCorp-Merch zajišťuje dedikovaný tým projektových manažerů.

Sjednocený katalog napříč provozy
Jednotná cenová hladina a konsolidovaná fakturace
Slevy 5-15% podle ročního objemu
Dedikovaný tým projektových manažerů

Onboarding a interní akce

Uvítací kity pro nové zaměstnance, dárky pro interní akce (výročí, jubilea, vánoční setkání), brandované předměty pro interní konference a školení. Onboarding programy jsou typicky hromadné (50-500+ kusů najednou), interní akce spíše jednotlivé (10-100 kusů). Pro oba formáty Corp-Merch zajišťuje jednotnou vizuální identitu a rychlé dodací lhůty.

Uvítací kity pro nové zaměstnance
Dárky pro interní akce a jubilea
Brandované předměty pro konference a školení
Jednotná vizuální identita

Uvítací dárky v pokojích

Brandované předměty pro uvítání hostů v hotelových pokojích — pro firemní setkání s obchodními partnery, jednatelská setkání, VIP návštěvy a interní hosty hotelových provozů. Kombinace praktických předmětů (láhev vody, snack, dopis od hostitele) a brandovaných doplňků. Doručení se koordinuje s hotelovou recepcí v den příjezdu.

Láhve, snack, dopis od hostitele
Brandované doplňky v hotelové kvalitě
Doručení s hotelovou recepcí
Pro firemní setkání i interní hosty

Konsolidovaná měsíční fakturace

Fakturace konsolidovaná jednou měsíčně za všechny dodávky v rámci rámcové smlouvy — přehledný rozpis podle poboček, akcí, kategorií merch, dopravy a dalších poplatků. Splatnost 14-30 dní, ISDOC formát faktury, ERP integrace s finančními systémy klienta (SAP, Pohoda, Money S3, ABRA, Helios). Pro velké korporace možnost ročního vyúčtování s korekcí DPH.

Měsíční fakturace s rozpisem
Splatnost 14-30 dní, ISDOC formát
ERP integrace (SAP, Pohoda, Money S3)
Roční vyúčtování s korekcí DPH pro korporace

Produkce a logistika

Standardní produkční cyklus pro hotelový procurement je 4-6 týdnů. Konsolidované rámcové objednávky s opakovanými kategoriemi (oblečení pro onboarding, uvítací kity, dárky pro interní akce) lze realizovat za 3-4 týdny díky předem schválenému katalogu a sdíleným grafickým podkladům. Rozsáhlé programy s novými kategoriemi nebo výraznou změnou vizuální identity se plánují 6-10 týdnů předem. Cyklus zahrnuje briefs fázi (1 týden), grafickou přípravu podle schváleného katalogu (1 týden), schválení interním zadavatelem (1 týden), výrobu (2-3 týdny), kontrolu kvality (3-5 dní) a balení podle doručovacího plánu (3-5 dní).

Logistika pro hotelový procurement využívá síť smluvních přepravců s dodáním do hotelových provozů po celé ČR. Pro konsolidované dodávky do více pobočekCorp-Merch připravuje master-plán s rozdělením podle adres, dopravní společnosti s nejvýhodnějšími podmínkami pro daný region, avízo každé pobočce 24-48 hodin předem. Pro velké programy nad 5 000 kusůCorp-Merch využívá konsolidované kamionové dodávky s možností cross-dockingu v regionálních skladech. Doručení do hotelové recepce je standardně k dispozici s časovým oknem a avízem řidiče 30 minut předem.

Časový plán realizace

Brief a plánování (1 týden). Konzultace s interním týmem klienta, definice ročního plánu akcí a objednávek, seznam poboček a hotelových provozů, identifikace kategorií merch podle typu akce, rozpočtové rámce pro konsolidaci, identifikace odpovědných osob v každé pobočce. Výstupem je schválený rámcový brief s ročním plánem a kalkulací objemových slev.
Příprava a katalog (1-2 týdny). Grafická příprava schválených kategorií z katalogu, příprava nových variant pro specifické akce, Pantone vzorník pro jednotnou vizuální identitu, digitální návrh (PDF/X-1a) a fyzické vzorky u nových kategorií. Schválení interním zadavatelem a koordinace s odpovědnými osobami v pobočkách.
Produkce a balení (2-3 týdny). Výroba v partnerském závodě s průběžnou AQL kontrolou, balení do samostatných kitů podle poboček a akcí, označení master kartonů číslem pobočky a pořadím, příprava přepravních dokumentů včetně faktury v ISDOC formátu. Pro velké programy zajištění cross-dockingu v regionálních skladech.
Doručení a podpora poboček (1 týden). Dodávka do hotelových provozů podle konsolidovaného plánu, koordinace s odpovědnými osobami v pobočkách, kontrola převzetí a počtu master kartonů, podpora při distribuci kitu mezi zaměstnance, sběr zpětné vazby, fakturace konsolidovaná jednou měsíčně.

Klíčoví hoteloví partneři v Česku

Mezi hlavní hotelové řetězce a skupiny, se kterýmiCorp-Merch spolupracuje v rámci hotelového procurementu, patří Hilton (Praha Old Town, Prague, Prague Airport, Prague Congress Centre), Marriott (Praha Courtyard, Prague Marriott, Courtyard Brno, Olomouc), Vienna House (Andel's Praha, Diplomat Praha, Easy Airport Bratislava), Accor (Novotel Praha, ibis Praha, ibis Brno, ibis Ostrava, Mercure Praha, Mövenpick Praha), Pytloun (Praha, Liberec, Hradec Králové), Orea (řetězec po celé ČR), Best Western, Czech Inn Hotels, Vienna International, Airohotel, Hotel International Brno a stovky nezávislých hotelů a penzionů v regionech.

Pro hotelové řetězceCorp-Merch zajišťuje dodávky do všech provozů v síti podle konsolidovaného plánu — s jednotným schvalovacím procesem na úrovni centrály řetězce a koordinací s provozními manažery v jednotlivých hotelech. Pro nezávislé hotely a penzionyCorp-Merch pracuje přímo s majiteli nebo provozními manažery. V obou případech je klíčová zkušenost s hotelovou recepcí, schopnost doručení v konkrétních časových oknech a přizpůsobení se interním procesům hotelového provozu.

Cenový rámec a rámcové smlouvy

Cenový rámec pro hotelový procurement závisí na rozsahu ročního plánu, strukturou kategorií a zvolené úrovni kvality. Pro roční plán do 100 000 CZK se pracuje na jednotlivých objednávkách bez rámcové smlouvy, s kalkulací od 1 200 CZK za objednávku. Pro roční plán 100 000-500 000 CZK se zpravidla uzavírá rámcová smlouva se slevou 5%, s konsolidovanou měsíční fakturací a sdíleným katalogem. Pro roční plán 500 000-1 000 000 CZK sleva 10%, pro plán nad 1 000 000 CZK sleva 15% a dedikovaný projektový manažer.

Doprava pro konsolidované dodávky je kalkulována podle objemu a vzdálenosti — pro dodávky do Prahy a okolí 1 500-3 500 CZK za zásilku, pro vzdálenější regiony 2 500-6 500 CZK, pro mezinárodní dodávky (Slovensko, Polsko) od 4 500 CZK. Pro velké programy nad 3 000 kgCorp-Merch využívá konsolidované kamionové dodávky s cross-dockingem v regionálních skladech (Brno, Ostrava, Plzeň) a následnou distribucí do jednotlivých poboček kuriérními službami.

Případové studie hotelového procurementu

Mezinárodní hotelový řetězec s 6 provozy v Praze a Brně zadalCorp-Merch roční rámcovou smlouvu pro onboarding a interní akce. Program zahrnuje uvítací kity pro nové zaměstnance (50-80 kusů měsíčně, celkem cca 800 ročně), brandované oblečení pro zaměstnance na hotelových akcích (200-300 kusů ročně), dárky pro interní jubilea a vánoční setkání (1 200+ kusů ročně). Konsolidovaná měsíční fakturace, sleva 10% podle ročního objemu, dedikovaný projektový manažer, sdílený katalog 35 schválených produktů.

Korporátní klient s vlastními provozy v 8 regionálních pobočkách v ČR zadal roční rámcovou smlouvu pro interní akce a setkání s obchodními partnery. Program zahrnuje brandované oblečení pro zaměstnance (450 kusů ročně), dárky pro obchodní partnery (200 kusů ročně), uvítací kity pro nové zaměstnance (120 kusů ročně), materiály pro interní konference a summity. Cross-docking v regionálních skladech, individuální fakturace za každou pobočku, ERP integrace s ABRA.

Nezávislá hotelová skupina se 4 hotely v Praze a Karlových Varech zadala roční smlouvu pro hotelové uvítací dárky a doplňky. Program zahrnuje 4 000+ kusů ročně — láhve na vodu, kávové hrnky, snack sety, brandované papírnictví. Konsolidovaná měsíční fakturace, sleva 7% podle ročního objemu, doručení do hotelových recepcí podle předem sjednaných časových oken.

Specifikace, materiály a certifikace

Materiály pro hotelový procurement splňují standardní evropské i mezinárodní normy — OEKO-TEX Standard 100 pro textil v kontaktu s pokožkou (třída I nebo II), REACH soulad pro chemické materiály (žádné SVHC nad 0,1% w/w), GOTS pro bio bavlnu, GRS pro recyklovaný polyester (důležité pro ekologické závazky hotelových řetězců), FSC pro papírové materiály, RoHS pro elektroniku (powerbanky, USB disky, bezdrátové nabíječky).

Pro hotelové provozy jsou splněny dodatečné požadavky — pro předměty přicházející do styku s potravinami (láhve na vodu, kávové hrnky, snack sety) EU 10/2011 certifikát pro plasty a LFGB pro kovové předměty. Pro hotelové řetězce s vlastními ekologickými standardyCorp-Merch dodává dokumentaci k materiálům podle požadavků (Cradle to Cradle, B Corp, Eco-Label). Pro mezinárodní řetězce s pobočkami v EU mimo ČR jsou zajištěny CE značení pro elektroniku a prohlášení o shodě podle EU směrnic 2014/30/EU (EMC) a 2014/35/EU (LVD). Barevnost vychází z brand manuálu klienta přes přesné Pantone, tisk v min. 300 dpi v AI/EPS/SVG.

Sezónní plánování a roční cyklus

Hotelový procurement má většinou hladký průběh bez výrazných sezónních špiček, protože onboarding a interní akce probíhají průběžně po celý rok. Určité zvýšení poptávky je v období září-říjen (nástup nových zaměstnanců po letních dovolených) a v prosinci (vánoční setkání a dárky). Pro pravidelné měsíční dodávkyCorp-Merch doporučuje plánovat roční produkční kalendář s předem definovanými sloty pro jednotlivé kategorie a s 15-20% rezervou pro nepředvídané objednávky mimo plán.

Pro mezinárodní hotelové řetězce s pobočkami v několika zemíchCorp-Merch koordinuje harmonogram dodávek podle lokálních svátků a období dovolených. V období Vánoc (15. prosinec - 5. leden) je vhodné předzásobit pobočky, aby se předešlo narušení operativy. V období letních dovolených (červenec-srpen) je poptávka po onboarding kitech nižší, ale u UV ochrany a sezónního merch naopak vyšší. Pro roční plán nad 1 000 000 CZKCorp-Merch připravuje čtvrtletní review s optimalizací sortimentu a cen.

Porovnání variant programu

Hotelový procurement má tři standardní cenové úrovně — ekonomickou (katalogové položky ze skladu Praha, menší objednávky do 50 kusů, MOQ 25+, lead time 3-4 týdny, od 1 200 CZK za objednávku), střední (kombinace brandovaných a katalogových položek, měsíční dodávky do 500 kusů, MOQ 50+, lead time 4-6 týdnů, rámcová smlouva s 5-10% slevou) a prémiovou (kožené předměty a limitované edice, velké měsíční dodávky nad 500 kusů, dedikovaný projektový manažer, MOQ 100+, lead time 6-8 týdnů, rámcová smlouva s 10-15% slevou).

Doprava pro konsolidované dodávky se pohybuje kolem 1 500-3 500 CZK za zásilku pro Prahu a okolí, 2 500-6 500 CZK pro vzdálenější regiony, od 4 500 CZK pro mezinárodní dodávky. Pro velké programy nad 3 000 kgCorp-Merch využívá konsolidované kamionové dodávky s cross-dockingem v regionálních skladech (Brno, Ostrava, Plzeň) — tím se optimalizují náklady na dopravu a zkracuje se dodací lhůta pro vzdálené pobočky. Pro klienty s ročním objemem nad 1 000 000 CZKCorp-Merch doporučuje konsolidovaný roční plán s čtvrtletními fakturami a ERP integrací.

Nezávislost. Corp-Merch je nezávislý B2B dodavatel merkantilního merch a není oficiálním partnerem, sponzorem ani autorizovaným dodavatelem žádného hotelového řetězce, hotelové skupiny ani konkrétního hotelu. Veškeré dodávané předměty jsou nezávisle vyrobeny podle briefu klienta (interního zadavatele nebo agentury) a nejsou spojeny s žádným konkrétním hotelem ani řetězcem. Spolupráce s hotely a řetězci probíhá výhradně v rovině logistické koordinace dodávek do jejich provozů.

Nejčastější dotazy

Je Corp-Merch partnerem nebo oficiálním dodavatelem této akce?

Ne. Corp-Merch je nezávislý B2B dodavatel merkantilního merch. Nejsme oficiálním partnerem, sponzorem ani autorizovaným dodavatelem žádného hotelového řetězce ani hotelové skupiny. Pracujeme výhradně jako dodavatel merch podle briefu zadavatele (interního týmu, agentury nebo korporátního klienta).

Jaké jsou minimální roční objemy pro rámcovou smlouvu?

Rámcová smlouva se zpravidla uzavírá od ročního objemu 100 000 CZK výše. Pro menší objemyCorp-Merch pracuje na jednotlivých objednávkách s kalkulací od 1 200 CZK za objednávku. Slevy: 5% od 100 000 CZK, 10% od 500 000 CZK, 15% od 1 000 000 CZK. Pro velké korporace s ročním objemem nad 5 000 000 CZKCorp-Merch připravuje dedikovaný tým projektových manažerů a vlastní skladový prostor.

Jak funguje konsolidovaná fakturace?

Fakturace probíhá jednou měsíčně za všechny dodávky v daném kalendářním měsíci. Faktura obsahuje přehledný rozpis podle poboček, akcí, kategorií merch, dopravy a dalších poplatků, v ISDOC formátu s DPH 21%, splatnost 14-30 dní. Pro velké korporace je možné roční vyúčtování s korekcí DPH a integrace s ERP systémy (SAP, Pohoda, Money S3, ABRA, Helios).

Lze doručit kity na hotelovou recepci v den příjezdu hostů?

Ano. Pro doručení na hotelovou recepci v konkrétní denCorp-Merch koordinuje dodávku s hotelovým event managementem podle interních procesů hotelu. Standardně se kity předávají na box office recepci nebo do zázemí s avízem 30 minut předem, s označením jména akce a kontaktem na interního zadavatele. Pro hotelové řetězce s vlastním procesem příjmu zásilekCorp-Merch tento proces respektuje.

Poptejte hotelový procurement program

Stručně popište typ hotelového provozu nebo řetězce, počet poboček, roční plán akcí a požadované kategorie merch. Do 24 hodin se ozveme s návrhem řešení, orientačním rozpočtem a návrhem rámcové smlouvy.